24 lipca 2018 r. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego przyjął uchwałę zmieniającą uchwałę w sprawie rozstrzygnięcia konkursu nr RPWM.11.02.04-IZ.00-28-001/17. W ramach konkursu piętnaście projektów otrzymało ocenę pozytywną i zostało wybranych do dofinansowania, w tym cztery po procedurze odwoławczej.

10 kwietnia 2018 r. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego przyjął Uchwałę w sprawie rozstrzygnięcia konkursu nr RPWM.11.02.04-IZ.00-28-001/17.

W ramach konkursu jedenaście projektów uzyskało ocenę pozytywną i zostało wybranych do dofinansowania.

Instytucja Organizująca Konkurs informuje, że:

1. w związku z zaakceptowaniem przez Ministerstwo Rozwoju Karty wizualizacji RPO WiM 2014–2020 pojawiła się konieczność zmiany zasad oznaczania projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich. Przedmiotowa zmiana dotyczy dodania znaków RP do dotychczas obowiązującego zestawienia znaków.Nowe zasady oznaczania projektów obowiązywać będą wszystkich Beneficjentów, którzy podpiszą umowy o dofinansowanie projektów po 1 stycznia 2018 roku.

Wobec powyższego, zaistniała potrzeba aktualizacji zapisów załącznika nr 3 Wzór umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WiM 2014–2020 wraz z załącznikami do umowy do Regulaminu konkursu nr RPWM.11.02.04-IZ.00-28-001/17.

Aktualizacja zapisów załącznika nr 3 Wzór umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WiM 2014-2020 wraz z załącznikami do umowy do Regulaminu konkursu przedstawia się w następujący sposób:

• zmianie ulega brzmienie § 25 ust. 1 pkt 1:

• dotychczasowe brzmienie: „oznaczania znakiem Unii Europejskiej, znakiem Funduszy Europejskich oraz oficjalnym logo promocyjnym Województwa:”
• nowe brzmienie: „oznaczania znakiem Unii Europejskiej, znakiem Funduszy Europejskich, oficjalnym logo promocyjnym Województwa, a w przypadku materiałów w wersji pełnokolorowej – także barwami Rzeczpospolitej Polskiej:”

• zmianie ulega brzmienie § 25 ust. 2:

• dotychczasowe brzmienie: „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020 w zakresie informacji i promocji można stosować pomocniczo podczas realizacji projektu i wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji”
• nowe brzmienie: „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020 w zakresie informacji i promocji, Kartę wizualizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014–2020 oraz Poradnik z zakresu obowiązków informacyjnych, zamieszczone na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WiM, można stosować pomocniczo podczas realizacji projektu i wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji”.

2. ponadto, w związku z zaakceptowaniem przez Ministerstwo Rozwoju Karty wizualizacji RPO WiM 2014–2020, zaistniała potrzeba aktualizacji zestawienia znaków, umieszczonych na załącznikach do Regulaminu konkursu (znak Funduszy Europejskich, barwy RP, znak Unii Europejskiej oraz oficjalne logo wraz z hasłem promocyjnym województwa).

Zaktualizowany Regulamin konkursu oraz załączniki do Regulaminu dostępne są w części „Niezbędne dokumenty".

Zmiany obowiązują od 08 stycznia 2018 r. i, zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1460 z późn. zm..) nie skutkują nierównym traktowaniem Wnioskodawców.

Wykaz zmian w Regulaminie konkursu zamkniętego nr RPWM.11.02.04-IZ.00-28-001/17 i w ogłoszeniu o konkursie:

W ogłoszeniu o konkursie nr RPWM.11.02.04-IZ.00-28-001/17 stanowiącym załącznik nr 1 do Uchwały nr 58/908/17/V Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 29 września 2017 r. wprowadza się następujące zmiany:

w akapicie Maksymalny dopuszczalny poziom dofinansowania dodaje się zapis o następującym brzmieniu:

„- dla projektów państwowych jednostek budżetowych:

• wartość dofinansowania wynosi 85%

w tym wsparcie finansowe EFS wynosi 85%.”

w akapicie Minimalny wkład własny dodaje się zapis o następującym brzmieniu:

„- minimalny wkład własny beneficjenta wynosi 15% (projekty państwowych jednostek budżetowych).”.

W Regulaminie konkursu zamkniętego nr RPWM.11.02.04-IZ.00-28-001/17 stanowiącym załącznik nr 2 do Uchwały nr 58/908/17/V Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 29 września 2017 r. (dalej: Regulamin konkursu) w rozdziale 3 Podstawowe informacje o konkursie, podrozdział 2.3 Kwota przeznaczona na konkurs omyłkowo nie dodano zapisów dotyczących maksymalnego dopuszczalnego poziomu dofinansowania i minimalnego wkładu własnego Beneficjenta, w przypadku państwowych jednostek budżetowych (zmiany te wynikają z aktualizacji Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowej 11 Włączenie społeczne – wykaz zmian z dnia 25.09.2017 r.). W związku z czym do Regulaminu konkursu wprowadza się następujące zmiany:

w rozdziale 2 Podstawowe informacje o konkursie, podrozdziale 2.3 Kwota przeznaczona na konkurs:

po punkcie 4 dodaje się pkt 5 i 6 o następującym brzmieniu:

„5. W przypadku projektów realizowanych przez państwowe jednostki budżetowe maksymalny poziom dofinansowania środkami UE wynosi 85% wydatków kwalifikowalnych.

6. W przypadku państwowych jednostek budżetowych minimalny wkład własny wynosi 15% wydatków kwalifikowalnych.”

dotychczasowy pkt 5 otrzymuje numer 7.

w rozdziale 4 Zasady finansowania projektu, podrozdziale 4.4 Wkład własny, dotychczasowa treść w ramce:

„UWAGA! W ramach tego konkursu minimalny wkład własny beneficjenta do realizacji projektu wynosi 5% wydatków kwalifikowalnych.”

otrzymuje następujące brzmienie:

„UWAGA! W ramach tego konkursu minimalny wkład własny beneficjenta do realizacji projektu wynosi 5% wydatków kwalifikowalnych. W przypadku państwowych jednostek budżetowych minimalny wkład własny wynosi 15% wydatków kwalifikowalnych.”

W Regulaminie konkursu w rozdziale 4 Zasady finansowania projektu podrozdział 4.11 Udzielanie zamówień w ramach projektu zmiany wymaga wskazany sposób publikacji zapytań ofertowych w przypadku projektów, które ze względu na swoją specyfikę wymagają rozpoczęcia realizacji jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. Dotychczasowe zapisy Regulaminu konkursu, wynikające z komunikatu IZ RPO WiM dotyczącego interpretacji Ministerstwa Rozwoju w zakresie stosowania zasady konkurencyjności z dnia 26 września 2017 r., wskazują, że Beneficjent może publikować zapytania ofertowe na swojej stronie internetowej. Jednakże, w związku z odwołaniem komunikatu IZ RPO WiM oraz treścią pisma z Departamentu Audytu Wewnętrznego i Certyfikacji tut. Urzędu z dnia 25 października 2017 r. dotychczasowe zapisy Regulaminu konkursu w tym zakresie są nieprawidłowe. Tym samym należy dokonać zmiany Regulaminu konkursu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
W związku z czym w rozdziale 4 Zasady finansowania projektu podrozdział 4.11 Udzielanie zamówień w ramach projektu, dotychczasowa treść zawarta w 3 i 4 akapicie:

„W przypadku gdy, ze względu na specyfikę projektu, podmiot rozpoczyna jego realizację na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, w celu upublicznienia zapytania ofertowego powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznić to zapytanie co najmniej na swojej stronie internetowej, o ile posiada taką stronę, lub na innej stronie internetowej wskazanej przez IZ.

Wszystkie podmioty nieposiadające własnej strony internetowej, a chcące na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu rozpocząć realizację projektu, mogą umieszczać swoje zapytania ofertowe na stronie internetowej www.rpo.warmia.mazury.pl w zakładce „zapytania-ofertowe-wnioskodawców”.”

otrzymuje następujące brzmienie:

„W przypadku, gdy ze względu na specyfikę projektu Wnioskodawca rozpoczyna jego realizację na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, w celu upublicznienia zapytania ofertowego powinien zamieścić je na stronie internetowej wskazanej przez IOK (czyli takiej, która gwarantuje odpowiedni stopień upublicznienia informacji o zamówieniu – nie może być to strona własna Beneficjenta. Od dnia 1 stycznia 2018 r., stronie właściwej dla danego programu operacyjnego).

Właściwą stroną do publikacji ogłoszeń, o których mowa powyżej, pozostaje strona internetowa RPO WiM, funkcjonująca pod linkiem: https//rpo.warmia.mazury.pl/artykul/1387/zapytania-ofertowe-wnioskodawcow.”

W Regulaminie konkursu w rozdziale 9 Załączniki, wskazano jako załącznik nr 3 Wzór umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WiM 2014−2020 wrazz załącznikami do umowy. W strukturze dokumentów IZ funkcjonuje wzór umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WiM 2014-2020 wraz z załącznikami, który został zaktualizowany dnia 2 października 2017 r. (pismo o sygn. FS-II.410.112.2017). W związku z ogłoszeniem przedmiotowego konkursu na wzorze umowy o dofinansowanie projektu już nie funkcjonującym w strukturze dokumentów IZ należy dokonać zmiany Regulaminu konkursu w tym zakresie.

Zmiany w powyższym zakresie obowiązują od 14 listopada 2017 roku.

Powyższe zmiany, zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1460 z późn. zm.) nie skutkują nierównym traktowaniem Wnioskodawców.

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o dofinansowanie projektów (11.2.4):

Błędy ogólne:

·      brak podpisów w części VII wniosku „Oświadczenie: – sprawdź, czy podpisy złożyły wszystkie osoby wymienione w polu 2.11 wniosku (osoby uprawnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Wnioskodawcy). Nie zapomnij o pieczęci instytucji oraz o tym, że podpis powinien być czytelny, a w przypadku podpisu nieczytelnego należy pamiętać o pieczątce imiennej. W przypadku projektu realizowane w partnerstwie dodatkowo wymagany jest podpis osób wskazanych w punkcie 2.14 wniosku (osoby uprawnione do podejmowana decyzji wiążących w imieniu Partnera).

·      brak wersji papierowej wniosku o dofinansowanie projektu wraz z wymaganymi załącznikami – Wnioskodawca zobowiązany jest do dostarczenia wersji papierowej wniosku w wyznaczonym terminie (każdorazowo podany na stronie internetowej www.rpo.warmia.mazury.pl właściwej dla danego konkursu – jeżeli wniosek wraz z załącznikami zostanie nadany w placówce poczty polskiej ostatniego dnia naboru
to termin na złożenie wersji papierowej zostanie uznany za zachowany). W przypadku braku wersji papierowej wniosku, Wnioskodawca zostanie wezwany do jej przedłożenia na etapie weryfikacji warunków formalnych. Dodatkowo, w ramach tego konkursu do wersji papierowej wniosku należy koniecznie dołączyć następujące załączniki:

      I.     Wyciąg z programu rewitalizacji, tj.:

a)   kopia aktualnej uchwały przyjmującej program rewitalizacji;

b)   kopia listy planowanych, podstawowych projektów i przedsięwzięć rewitalizacyjnych wraz z ich opisami lub Oświadczenie Gminy o zgodności projektu z programem rewitalizacji (załącznik nr 16 do Regulaminu – w przypadku projektów określonych w programie rewitalizacji jako „pozostałe rodzaje przedsięwzięć rewitalizacyjnych”);
- wyciąg z programu rewitalizacji lub oświadczenie gminy o zgodności projektu z programem rewitalizacji jest dokumentem obligatoryjnym tylko w przypadku projektów o typie „rewitalizacyjny”.

    II.     Oświadczenie dotyczące świadomości skutków niezachowania wskazanej formy komunikacji (Załącznik nr 19 do Regulaminu)

Szczegółowe informacje na temat wymaganych załączników, które należy złożyć wraz z wersją papierową wniosku o dofinansowanie projektu, znajdują się w Regulaminie konkursu (podrozdział 3.1 Przedmiot konkursu oraz 6.3 Ocena programu rewitalizacji).

Opis grupy docelowej:

·      nieuwzględnienie lub nieprawidłowe uwzględnienie w projekcie kwestii związanych z zasadami horyzontalnymi (zasada równości szans kobiet i mężczyzn; zasada równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami; zasada zrównoważonego rozwoju) – kwestie te zostały szczegółowo opisane w Regulaminie konkursu (podrozdział 3.5 Zasady horyzontalne)

·      podawanie danych statystycznych, które nie dotyczą konkretnego obszaru (np. założono, że projekt będzie realizowany na terenie Powiatu X, natomiast dane statystyczne wykorzystane do zobrazowania sytuacji osób wchodzących w skład grupy docelowej dotyczą całego województwa lub kraju) – nie oznacza to jednak bezwzględnego zakazu stosowania danych dotyczących np. województwa (mogą być one zastosowane w celach porównawczych, jednakże nie mogą one stanowić jedynego źródła informacji)

·      brak wskazania źródła pochodzenia danych statystycznych i informacji na temat danych pochodzących z badań własnych

·      podawanie danych jakościowych, które nie dotyczą konkretnego problemu lub konkretnego obszaru lub używanie ogólnych sformułowań w celu diagnozy problemu, potrzeb uczestników i barier na jakie napotykają

·      w przypadku wskazania barier na jakie napotykają potencjalni uczestnicy projektu, brak jest wskazania sposobów ich niwelowania

Opis sposobu rekrutacji:

·      brak wskazania w jaki sposób będą prowadzone działania informacyjno-promocyjne

·      brak wskazania sposobów przekazywania informacji o projekcie

·      brak informacji na temat listy rezerwowej i ewentualnej dodatkowej rekrutacji uczestników

·      brak wskazania sposobu w jaki do projektu mogą zgłaszać się potencjalni uczestnicy

·      niedostosowanie sposobów/metod rekrutacji do specyfiki grupy docelowej

·      brak informacji czy dostęp do projektu będą miały w równym stopniu osoby z niepełnosprawnościami

Opis zakładanego celu projektu:

·      brak wskazania okresu w jaki cel zostanie zrealizowany

·      opisywanie celu w sposób nieprecyzyjny i nieczytelny – dodawanie niepotrzebnych elementów opisu, które same w sobie nie stanowią celu projektu

·      cel projektu nie koresponduje z zaplanowanymi działaniami

Opis wskaźników realizacji projektu:

·      brak informacji na temat sposobu pomiaru wskaźników (np. analiza dokumentów)

·      niezgodnie z Regulaminem  konkursu momenty pomiaru wskaźników, źródła do ich pomiaru i wartości docelowe

·      brak wskaźników, które zgodnie z Regulaminem konkursu są obligatoryjne (w tym wskaźników horyzontalnych)

·      brak podziału wartości docelowych wskaźników uwzględniającego płeć

Opis zadań i harmonogram realizacji projektu:

·      szczegółowy opis zadań nie jest spójny z harmonogramem projektu (np. okresy realizacji zadań nie pokrywają się z okresami wskazanymi w harmonogramie)

·      brak uwzględniania w harmonogramie etapu rekrutacji uczestników

·      planowanie działań, które nie są zbieżne z przedstawionym opisem potrzeb grupy docelowej lub takich, które w ogóle nie wpisują się w założenia konkursu (np. zadanie merytoryczne w projekcie nie może polegać wyłącznie na wyjściach do kina, teatru czy filharmonii)

·      brak racjonalności zaplanowanych działań (np. planowanie w projekcie zbyt wielu zajęć wyjazdowych, które są bardzo kosztochłonne, lecz nie przekłada się to na efektywność wsparcia)

·      opisywanie zadań w sposób zbyt ogólny (np. brak informacji na temat okresu realizacji wsparcia; brak informacji na temat osób zaangażowanych w realizację poszczególnych form wsparcia; brak informacji na temat działań podejmowanych w zakresie wyrównywania szans kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób
z niepełnosprawnościami)

·      brak uzasadnienia potrzeby realizacji zadania

·      uzasadnienie wyboru Partnera do realizacji zadania nie przywołuje dlaczego dokonano takiego wyboru (jak wybór Partnera przyczyni się do sprawniejszej realizacji projektu)

·      uzasadnienie wyboru Partnera nie koresponduje z pozostałymi częściami wniosku (tj. w szczegółowym budżecie projektu brak symbolu Partnera przy zadaniu, za którego realizację będzie odpowiedzialny/współodpowiedzialny

Opis potencjału Wnioskodawcy i Partnerów:

·      brak informacji na temat rocznego obrotu podmiotów zaangażowanych w realizację projektu

·      angażowanie do projektu kadry własnej na podstawie umowy cywilno-prawnej

·      przedstawienie kompetencji i doświadczenia kadry merytorycznej w sposób nieprecyzyjny (np. psycholog posiada kilkuletnie doświadczenie w realizacji podobnego typu działań)

·      wskazywanie wymiaru zaangażowania kadry merytorycznej w projekcie niespójnego z opisem zadań

·      opis zakresu obowiązków wskazuje na katalog kosztów pośrednich (np. pracownik ma być odpowiedzialny za monitoring realizacji wsparcia, nadzór merytoryczny nad realizacją wsparcia, rekrutację uczestników projektu)

·      brak informacji na temat efektów zrealizowanych dotychczas projektów/działań/przedsięwzięć

Opis sposobu zarządzania projektem:

·      brak informacji na temat równościowego zarządzania projektem przy opisie sposobu zarządzania projektem

·      brak informacji na temat sposobu podejmowania decyzji przez kadrę zarządzającą

Szczegółowy budżet projektu:

·      zaplanowanie cen jednostkowych, które odbiegają od tych zawartych w Zestawieniu standardu i cen rynkowych – brak potwierdzenia rynkowości wydatku

·      w przypadku kosztów, których nie zawarto w Zestawieniu standardu i cen rynkowych – brak potwierdzenia rynkowości wydatku

·      brak uzasadnienia dla poszczególnych wydatków (np. zakupu środków trwałych) lub uzasadnienie, które nie spełnia warunków określonych w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu (załącznik nr 2 do Regulaminu)

·      brak uzasadnienia dla wnoszonego wkładu własnego

·      informacje zawarte w szczegółowym budżecie projektu nie pokrywają się z opisami zadań (np. zadanie będzie realizowane w 2018 roku, natomiast koszty zaplanowano na 2019 rok)