22.10.2019 r. zarząd województwa podjął decyzję w sprawie zmiany wzoru umowy o dofinansowanie projektu, stanowiącego załącznik nr 14 do regulaminu konkursu.

Przyczyną zmian jest:

• rekomendacja Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju odnośnie dodania elementów do wzoru oświadczenia dotyczącego przetwarzania danych osobowych,
• odejście od formy oświadczenia dla niektórych kategorii osób (których dane są przetwarzane w ramach realizacji projektu) oraz nadania mu charakteru klauzuli informacyjnej, przekazywanej w sposób umożliwiający wykazanie, że została ona skutecznie dostarczona do podmiotów danych. Ponadto, zachowanie formy oświadczenia, jako sposobu realizacji obowiązku informacyjnego będzie odnosić się wyłącznie do beneficjenta, partnera beneficjenta oraz uczestników projektu. Natomiast, w stosunku do innych kategorii podmiotów, których dane są przetwarzane na potrzeby badania kwalifikowalności wydatków, obowiązek informacyjny będzie realizowany w sposób elastyczny w formie przekazywania informacji (z koniecznością wykazania, że stosowna informacja została dostarczona do podmiotu danych) na podstawie rekomendacji Inspektora Danych Osobowych tutejszego Urzędu oraz zgody Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju,
• ustalenie terminu na wyrażenie sprzeciwu wobec zamiaru dalszego powierzenia danych Beneficjenta.

Wprowadzone zmiany do Wzoru Umowy o dofinansowanie projektu polegają na aktualizacji zapisów:

• § 1 Definicje, pkt 4 „Dane osobowe”,
• § 12 Generowanie dochodu,
• § 24 Ochrona danych osobowych: ust. 11 pkt 2, ust. 16, ust. 29, ust. 36, ust. 37, ust. 38, ust. 41 i ust. 42,
• § 27 Zmiany w umowie, ust. 1 pkt 6,
• § 32 poprzez wskazanie nowych załączników, które powyższą aktualizację zostają wprowadzone do wzoru umowy:
  •  Wzór oświadczenia Beneficjenta dotyczącego przetwarzania danych osobowych,
  •  Wzór oświadczenia Partnera Beneficjenta dotyczącego przetwarzania danych osobowych,
  •  Wzór oświadczenia Uczestnika Projektu dotyczącego przetwarzania danych osobowych,
  •  Wzór klauzuli informacyjnej dla osoby, której dane są przetwarzane w ramach realizacji Projektu,
  •  Wzór zawiadomienia o zamiarze powierzenia przetwarzania danych  osobowych.

Zmiany obowiązują od 22.10.2019 r., tj. od dnia podjęcia uchwały przez zarząd województwa.

Wszystkie wprowadzone zmiany, zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2018 r., poz. 1431) nie skutkują nierównym traktowaniem wnioskodawców, ani pogorszeniem warunków konkursu.

Informujemy, że termin przewidziany w regulaminie konkursu na weryfikację warunków formalnych wniosków ulega wydłużeniu o 25 dni.

Zgodnie z § 10 ust. 1 Regulaminu konkursu – zmianie uległ termin weryfikacji warunków formalnych w konkursie. Z uwagi na dużą liczbę złożonych projektów w konkursie oraz duże obciążenie Instytucji Organizującej Konkurs (IOK) związane z kumulacją konkursów, termin przewidziany w Regulaminie konkursu na weryfikację warunków formalnych wniosków wymaga wydłużenia o 25 dni, tj. z 80 dni na 105 dni od dnia zamknięcia naboru.

Orientacyjny termin rozstrzygnięcia konkursu nie ulega zmianie.

Zmiany, zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych perspektywie finansowej 2014–2020, nie będą skutkowały nierównym traktowaniem Wnioskodawców oraz pogorszeniem warunków konkursu.

Pytanie 1. Czy wskazane kwoty dofinansowań poszczególnych działań (doradztw, szkoleń, internacjonalizacji) wyrażane są netto czy brutto.

Odpowiedź 1: Wartość dofinansowania nie jest rozpatrywana pod kątem „netto“, czy „brutto“. Dofinansowanie udzielane jest w odniesieniu do wydatków kwalifikowalnych. Jeżeli Wnioskodawca ma możliwość odzyskania podatku VAT – wówczas wartość podatku VAT w projekcie stanowi koszt niekwalifikowalny. Jeśli Wnioskodawca nie ma możliwości odzyskania VAT – może on być kwalifikowalny.

Pytanie 2. Jeśli decyduję się na łączenie dwóch usług: doradztwa i internacjonalizacji przedstawiam to w jednym wniosku i łączę obie sumy, czy na każdą usługę składam oddzielny wniosek?

Odpowiedź 2: W powyższym przypadku należy złożyć jeden wniosek o dofinansowanie.

Pytanie 3. Czy możliwym są „poślizgi” w wypłacie transz, jeśli tak, czym mogą być spowodowane?

Odpowiedź 3: W projektach realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, rozliczanie odbywa się poprzez refundację kosztów już poniesionych przez Beneficjenta. Oznacza to, że Beneficjent we wniosku o płatność przedstawia opłacone faktury za zakupione usługi, a Instytucja Zarządzająca po weryfikacji i potwierdzeniu kwalifikowalności wydatków przekazuje Beneficjentowi odpowiadające im dofinansowanie. Weryfikacja wniosku o płatność kończąca się wypłatą środków trwa co do zasady 90 dni. Dopuszcza się także stosowanie systemu zaliczkowego w projekcie. Zasady wypłacania zaliczek zostały opisane we wzorze umowy o dofinansowanie, który stanowi załącznik do dokumentacji konkursowej.

Pytanie 4. Jeśli w internacjonalizacji firmy chcę wskazać osobę zatrudnioną w firmie, jako pracownika na wyjazd, to jak długo ta osoba musi być w mojej firmie zatrudniona?

Odpowiedź 4: Nie ma ograniczeń co do długości zatrudnienia. Musi to być pracownik zatrudniony w siedzibie lub oddziale Beneficjenta mieszczącym się na terenie województwa warmińsko-mazurskiego.

 
Pytanie 5. Jaki VAT obowiązuje przy usłudze doradczej? 23%?

Odpowiedź 5: Instytucja Zarządzająca nie ustala stawek podatku VAT obowiązujących w odniesieniu do poszczególnych usług. Stawka podatku VAT ujęta na dokumentach przedkładanych do rozliczenia projektu musi być zgodna z obowiązującymi przepisami.

Pytanie 6. Czy zobowiązana jestem w projekcie posiadać profil zaufany?

Odpowiedź 6: Tak. Jest on niezbędny do zalogowania się do Centralnego Systemu Teleinformatycznego SL2014, przy pomocy, którego będą składane wnioski o płatność. Profil zaufany nie jest wymagany, w przypadku posiadania przez Beneficjenta Certyfikatu kwalifikowalnego.

Pytanie 1:

Czy możemy przystąpić do konkursu, jako Elbląski oddział naszej spółki z siedzibą główną w Warszawie, Elbląg jest naszym oddziałem od samego początku istnienia naszej działalności i tak naprawdę większa cześć naszej firmy znajduje się i działa w naszym oddziale w Elblągu?

Głównym właścicielem jest spółka matka spoza Polski, której właścicielami ponad 70% udziałów są mieszkańcy na stale mieszkający w województwie warmińsko – mazurskim.

Odpowiedź 1:

Zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowej „Inteligentna Gospodarka Warmii i Mazur” dla  Poddziałania 1.3.5 – „Usługi objęte projektem muszą dotyczyć działalności beneficjenta prowadzonej na terenie województwa warmińsko-mazurskiego.” Wnioskodawca może posiadać oddział na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, jeśli nie posiada siedziby na tym terenie.

Ponadto, należy pamiętać, że w przypadku zakupu usług szkoleniowych, muszą one obejmować wyłącznie pracowników zatrudnionych w siedzibie/oddziale zlokalizowanym na terenie Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Pytanie 2:

Czy jest jakaś lista konkretnych usług/szkoleń, na które można wykorzystać dofinansowanie?

Odpowiedź 2:

Nie wskazano konkretnego katalogu usług. Przedmiotem projektu w ramach poddziałania 1.3.5 jest zakup usługi (szkoleniowej, doradczej lub związanej z udziałem w wydarzeniach), która będzie odpowiadała na faktyczne (określone przez przedsiębiorstwo) potrzeby i służyć będzie rozwiązaniu konkretnego problemu/ zagadnienia związanego z rozwojem firmy.

Pytanie 3:

Jak wygląda proces wyboru dostawcy? Czy musimy robić przetargi? Jak tak to kiedy bo we wniosku jest pole na wpisanie już zdefiniowanych partnerów?

Odpowiedź 3:

Na wstępie należy odróżnić partnera od wykonawcy/dostawca usługi. Partnerem jest MŚP, które wspólnie z Beneficjentem będzie realizowało projekt, polegający na zakupie następujących usług:

1. Usługi doradcze i informacyjne
2. Usługi szkoleniowe
3. Usługi związane z internacjonalizacją:

• Udział w targach
• Udział w misjach gospodarczych i wyjazdach biznesowych

Jeden projekt może obejmować zakup wszystkich ww. usług.

Wykonawcą/dostawcą jest podmiot, który zostanie wybrany przez Beneficjenta do kompleksowej realizacji usług będących przedmiotem projektu. Wybór wykonawcy powinien się odbyć zgodnie z zasadami wynikającymi z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Pytanie 4:

Czy wybrani partnerzy/dostawcy muszą albo powinni być z województwa warmińsko-mazurskiego?

Odpowiedź 4:

Partnerzy w projekcie powinni spełniać takie same wymogi jak Wnioskodawca. Oznacza to, że partner może posiadać oddział na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, jeśli nie posiada siedziby na tym terenie. W przypadku zakupu usług szkoleniowych, muszą one obejmować wyłącznie pracowników zatrudnionych w siedzibie/oddziale zlokalizowanym na terenie Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Wykonawcy/dostawcy powinni zostać wybrani zgodnie z zasadami wynikającymi z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Nie ma wymogu, ażeby wykonawcy/dostawcy usług byli z województwa warmińsko-mazurskiego.

Pytanie 5:

Czy możemy w ramach tego dofinansowania wybrać sobie jakiegoś partnera zagranicznego?

Odpowiedź 5:

Partner musi spełniać takie same wymogi jak Wnioskodawca, czyli może posiadać oddział na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, jeśli nie posiada siedziby na tym terenie. W przypadku zakupu usług szkoleniowych, muszą one obejmować wyłącznie pracowników zatrudnionych w siedzibie/oddziale zlokalizowanym na terenie Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Pytanie: W jaki sposób Wnioskodawca powinien przeprowadzić postępowanie na wyłonienie wykonawcy usługi w ramach poddziałania 1.3.5, w przypadku rozpoczęcia procedury przed złożeniem wniosku o dofinansowanie? W jaki sposób i czy w ogóle należy upubliczniać zapytania ofertowe? Oczywiście przy założeniu, że projekt będzie dofinasowany w formie pomocy de minimis, bez konieczności spełnienia efektu zachęty.

Odpowiedź: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wskazują, iż „w przypadku wszczęcia postępowania przed ogłoszeniem konkursu ocena, czy stopień upublicznienia zapytania ofertowego był wystarczający do uznania wydatku za kwalifikowalny, należy do instytucji ogłaszającej nabór wniosków o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym lub pozakonkursowym” (sekcja 6.5.2 pkt. 15). W związku z powyższym, każda sytuacja będzie rozpatrywana indywidualnie.

Co do zasady, sposób upublicznienia powinien dawać rękojmię dotarcia do jak najszerszego grona potencjalnych oferentów. Upublicznienie może polegać na zamieszczeniu zapytania ofertowego (spełniającego wymogi określone w wytycznych) na stronie internetowej Wnioskodawcy lub ewentualnie np. na innym portalu przeznaczonym do publikacji takich zamówień. Dodatkowo, można również rozesłać zapytania do znanych potencjalnych wykonawców, oczywiście mając na uwadze zasadę równego traktowania wykonawców.

Jednocześnie należy pamiętać, iż przeprowadzenie postępowania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie musi być uzasadnione specyfiką projektu, nie może być prowadzone celem uniknięcia obowiązku zamieszczenia zapytania w bazie konkurencyjności.