NAJCZĘŚCIEJ POJAWIAJĄCE SIĘ BŁĘDY W PODZIALE NA POSZCZEGÓLNE ELEMENTY POSTĘPOWANIA:

WYBÓR TRYBU REALIZACJI ZAMÓWIENIA, PRZYGOTOWANIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO

1. Brak przeprowadzenia prawidłowego szacowania wartości zamówienia, które skutkuje brakiem wiedzy zamawiającego co do tożsamych, głównie pod względem przedmiotowym, zamówień w ramach projektu, np.:

• w ramach projektu zaplanowano realizację termomodernizacji 3 przedszkoli, beneficjent przeprowadził 3 odrębne postępowania dotyczące wykonania dokumentacji projektowej dla ww. zadań - zsumowana wartość całkowita przekracza 50 tys. zł netto. Zamawiający zastosował do poszczególnych zadań procedury uwzględniające ich jednostkowe wartości. Ww. sytuacja wpływa na nie zastosowanie odpowiedniego trybu konkurencyjnego (zasady konkurencyjności) w związku z podziałem zamówienia na zamówienia o mniejszej wartości.

2. Brak zachowania minimalnych terminów na składanie ofert tj. 7, 14 lub 30 pełnych dni kalendarzowych, np.:

• w zamówieniu na roboty budowlane wyznaczony termin na składanie ofert kończył się 12 dnia licząc od dnia upublicznienia zamówienia (skrócenie terminu o 2 dni),
• skrócenie terminu składania ofert poprzez zawarcie zapisu np. ofertę należy składać w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od godz. 8.00 do 13.00, do dnia …., gdzie ostatni wyznaczony dzień jest 7 dniem terminu (przy usługach).
• błędne ustalenie rodzaju przedmiotu zamówienia, zakwalifikowanie przedmiotu zamówienia do robót budowlanych, w sytuacji kiedy są to np. dostawy przy wartości równej lub przekraczającej 209 tys. euro - termin na złożenie ofert powinien wynosić 30 dni nie zaś 14 dni.

3. Brak zamieszczenia zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności – dotyczy zamówienia o wartości szacunkowej powyżej 50 tys. zł netto, np.:

• wszczęcie postępowania kilka dni przed podpisaniem umowy o dofinansowanie mimo braku obiektywnych przyczyn w celu uniknięcia upublicznienia zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności (stan przed 01.2018 r.),
• udzielenie zamówienia na organizację kilku targów bez zastosowania zasady konkurencyjności z uwagi na niemożliwość dotrzymania terminów wskazanych w wytycznych w odniesieniu do 1 imprezy (pilna potrzeba udzielenia zamówienia) – wykonawca kolejnych imprez powinien zostać wyłoniony zgodnie z zasadą konkurencyjności.

4. Niedopuszczalne połączenie – zagregowanie 2 rodzajów zamówień (nie związanych ze sobą) w jednym postępowaniu, np. dostaw i robót budowlanych, bez dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych, co może ograniczyć konkurencję.

5. Wymóg wniesienia wadium (zabezpieczenia należytego wykonania zamówienia) jedynie w formie pieniężnej, w szczególności przy ustanowieniu wysokiej kwoty tego zabezpieczenia.

6. Określenie zbyt krótkich terminów na realizację zamówienia – może prowadzić do preferencji określonych wykonawców.

7. Zaniechanie uwzględnienia aspektów społecznych w postępowaniu mimo takiej deklaracji na etapie aplikowania o dofinansowanie.

8. Zawarcie w zapytaniu ofertowym zapisów, które nie gwarantują przejrzystości przeprowadzonego postępowania, np.: przetarg zostanie przeprowadzony na zasadach obowiązujących u Zamawiającego.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. Stawianie warunków udziału w postępowaniu w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, np.:

• zamawiający żądał aby wykonawca posiadał ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej …… na kwotę nie mniejszą niż 10 mln zł, w sytuacji kiedy wartość zamówienia była mniejsza 2-3 krotnie,
• zamawiający żądał, aby wykonawca wykazał się posiadaniem środków finansowych lub zdolności kredytowej na kwotę nie mniejszą niż 1 mln zł, w sytuacji kiedy wartość zamówienia była znacznie niższa,
• wymóg legitymowania się doświadczeniem w dociepleniu stropów ….. metodą ….. w ilości minimum 12 000 m² – zamówienie z podziałem na części, gdzie powierzchnia stropu w pojedynczej części zamówienia nie przekracza 700 m²,
• wymóg legitymowania się doświadczeniem w wykonywania docieplenia ścian zewnętrznych budynków w ilości minimum 15 000 m² – zamówienie z podziałem na części, gdzie powierzchnia ścian w pojedynczej części zamówienia nie przekracza 3 500 m²,
• wymóg legitymowania się doświadczeniem w wykonaniu instalacji fotowoltaicznej o mocy nie niższej niż 5 MW – przedmiotem zamówienia była instalacja o mocy do 2 MW,
• wymóg, aby oferent wykazał się doświadczeniem w realizacji roboty polegającej na budowie obiektu o wartości nie mniejszej niż wartość oferty brutto – tak sformułowany warunek powoduje, że każdy wykonawca musi spełnić inny warunek udziału w postępowaniu,
• wymóg, aby oferent wykazał się posiadaniem środków finansowych lub zdolności kredytowej nie mniejszej niż wartość oferty brutto – tak sformułowany warunek powoduje, że każdy wykonawca musi spełnić inny warunek udziału w postępowaniu,
• wymóg wykazania się doświadczeniem w wykonaniu minimum 10 usług polegających na świadczeniu pełnobranżowego nadzoru nad realizacją robót budowlanych w budynkach zabytkowych ….. – co do zasady uznaje się, że doświadczenie nabywa się już po zrealizowaniu 2-3 zadań,
• wymóg legitymowania się określonym doświadczeniem zdobytym w ciągu ostatniego 1 roku…,
• wymóg legitymowania się doświadczeniem posiadania doświadczenia w realizacji prac konserwatorskich i/lub restauratorskich na minimum dwóch budynkach, współfinansowanych z budżetu EFRR dla VIII Osi Priorytetowej RPO na lata 2014-2020: Obszary Wymagające Rewitalizacji - wymóg posiadania doświadczenia w realizacji prac konserwatorskich i/lub restauratorskich współfinansowanych z budżetu UE jest warunkiem nieproporcjonalnym do przedmiotu zamówienia i niezapewniającym zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

2. Niedopuszczenie składania ofert przez konsorcja, niedopuszczenie udziału podwykonawców.

Zakaz składania ofert przez konsorcja wprost narusza zasady konkurencji i równego traktowania wykonawców, natomiast zgłoszenie podwykonawcy do realizacji zamówienia jest uprawnieniem wykonawcy i nie powinno być co do zasady ograniczone. Ograniczenie podwykonawstwa może mieć miejsce w wyjątkowych sytuacjach, związanych z charakterem i zakresem zamówienia.

3. Brak w zapytaniu wskazania informacji na temat wykluczenia w zakresie powiązań osobowych lub kapitałowych (wykluczenie wynikające z wytycznych w zakresie kwalifikowalności oraz umowy o dofinansowanie).

KRYTERIA OCENY OFERT

1. Określenie kryteriów oceny ofert nie odnoszący się do przedmiotu zamówienia, np.:

• kryterium: złożenie kompletnej oferty na oba zadania – zamawiający w zamówieniu z możliwością składania ofert częściowych punktował ofertę na roboty budowlane, jeśli wykonawca złożył również ofertę na drugą część zamówienia – dostawę sprzętu (niezwiązanego z robotami budowlanymi),

2. Określenie kryteriów oceny ofert odnoszący się do właściwości wykonawcy, np.:

• kryterium: doświadczenie wykonawcy,

• kryterium: wiarygodność wykonawcy, punktowane w oparciu o wielkość, potencjał, ilość i rodzaj wykonanych przez wykonawcę robót w okresie ostatnich … lat,
• kryterium: wiarygodności oferenta – punkty zostaną przyznane za wykonanie np. dociepleń zgodnie z przedmiotem przetargu w ciągu ostatnich … lat w ilości minimum … m²,
• kryterium: dodatkowe doświadczenie wykonawcy w pracy przy budynkach wielorodzinnych,

• kryterium: dodatkowe doświadczenie wykonawcy w konkretnie wskazanym rodzaju prac.

Ww. przykłady zastosowanych kryteriów w sposób jednoznaczny odnoszą się do właściwości wykonawcy.

3. Określenie niemierzalnych, subiektywnych kryteriów oceny ofert, np.:

• kryterium: ocena własna zamawiającego, w którego skład wchodzi: doświadczenie oferenta i ilość wykonanych instalacji, możliwość przeprowadzenia wizyty referencyjnej na pracującym obiekcie …, nowoczesność i tzw. niezawodność eksploatacyjna oferowanej …, czas i warunki gwarancji, stopień bezobsługowej eksploatacji, lokalizacja i czas dotarcia na miejsce instalacji zespołu serwisowego, czas instalacji na miejscu lokalizacji i stopień zakłócenia w pracy gospodarstwa hodowlanego, warunki płatności, zakres i szczegółowość wyjaśnień i dodatkowych informacji, jakie oferent przekazał Zamawiającemu w ramach całego procesu ofertowania. O przyznanej ilości punktów w tym kryterium decyduje Zamawiający na podstawie własnej oceny.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Zaniechanie precyzyjnego, jednoznacznego i wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia, np.:

• zamawiający w zapytaniu ofertowym nie zawarł pełnego opisu przedmiotu zamówienia, odsyłając wykonawców do dokumentacji technicznej, z którą można było zapoznać się w jego siedzibie,
• zamawiający w zapytaniu ofertowym wskazał jedynie kod CPV oraz lakoniczną informację na temat rodzaju robót, dodatkowo wskazując, iż szczegółowe wymagania techniczne określone są w dokumentacjach budowlanych, które mogą być udostępnione do wglądu w siedzibie zamawiającego po uprzednim przesłaniu prośby,
• nieprecyzyjne określenie wymogów w zakresie wymaganych klauzul społecznych,
• nadmierny wymóg dot. obowiązku zatrudnienia wszystkich osób biorących udział w realizacji zamówienia na podstawie umowy o pracę,
• zastosowanie patentu lub znaku towarowego bez dopuszczenia możliwości zastosowania rozwiązań równoważnych oraz wskazania zakresu tej równoważności, lub posłużenie się znakami towarowymi w sytuacji kiedy nie było to uzasadnione przedmiotem zamówienia,
• brak wskazania lub wskazanie nieprawidłowej nazwy i kodu CPV.

WYBÓR OFERTY, UMOWA

1. Brak załącznika do protokołu postępowania w postaci oświadczenia/oświadczeń o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisanego/ych przez osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert.

2. Brak upublicznienia wyniku postępowania w taki sam sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe, czyli np. na stronie bazakonkurencyjnosci.gov.pl.

3. Wybór wykonawcy, który nie potwierdził spełnienia warunków udziału w postępowaniu, np.:

• zaniechanie wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentacji potwierdzającej spełnienie warunku udziału w postępowaniu w zakresie wymaganego doświadczenia,
• w celu potwierdzenia spełniania warunku w zakresie doświadczenia wykonawca przedstawił roboty niezakończone (w trakcie realizacji), co nie potwierdza spełnienia warunków udziału w postępowaniu – zamawiający zaniechał wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów lub wykluczenia wykonawcy.

4. Wybór oferty wykonawcy, z którym zachodzi konflikt interesów poprzez powiązania pomiędzy zamawiającym (osobą reprezentującą – pełnomocnikiem), a dostawcą.

5. Bezpodstawne odrzucenie ważnych ofert, czego konsekwencją był wybór wykonawcy, którego propozycja nie stanowi oferty najkorzystniejszej.

6. Dokonanie istotnych zmian umowy - w sytuacji braku przewidzenia w postępowaniu możliwości dokonania takich zmian.

NADUŻYCIA FINANSOWE

Oprócz ww. nieprawidłowości w postępowaniach o zamówienie publiczne identyfikowane są również tzw. nadużycia finansowe.

IZ przypomina, iż nadużyciem jest jakiekolwiek umyślne działanie lub zaniechanie polegające na:

1. wykorzystaniu lub przedstawieniu fałszywych, nieścisłych lub niekompletnych oświadczeń,
2. podaniu błędnych informacji, które w sposób świadomy lub lekkomyślny wprowadzają w błąd,
3. nieujawnieniu informacji mimo istniejącego obowiązku z tym zakresie,
4. niewłaściwym wykorzystaniu środków do celów inne niż te, na które zostały pierwotnie przyznane;

Do najczęściej identyfikowanych przez IZ nadużyć finansowych należą, m.in.: korupcja, konflikt interesów, fałszerstwa, a także nadużycia występujące podczas zamówień publicznych, prowadzące do zachwiania warunków uczciwej konkurencji oraz zakłócenia reguły jawności i rzetelność prowadzonego postępowania.

W kontekście realizacji zamówień publicznych znamiona nadużyć finansowych m.in. noszą działania polegające na:

• ukryciu, pominięciu, braku wykazania w protokole złożonej oferty celem wyboru oferty konkretnego wykonawcy,
• przerabianiu, fałszowaniu dokumentów wchodzących w skład oferty celem preferencji oferty konkretnego wykonawcy,
• zmowie z wykonawcami – składanie przez wykonawców tzw. kurtuazyjnych ofert, celem uprawdopodobnienia zachowania konkurencji,

W przypadku naruszenia przez Beneficjenta warunków i procedur udzielenia zamówień Instytucja Zarządzająca RPO WiM może uznać całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem publicznym za niekwalifikowalne, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie korekt finansowych – Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. (zmienione Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z 22.02.2017 r.) w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień.

Podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości lub nadużyć finansowych może skutkować wstrzymaniem przekazania środków do czasu wyjaśnienia zastrzeżeń co do prawidłowości ich wykorzystania.

Jednocześnie Instytucja Zarządzająca RPO WiM przypomina, że za kwalifikowalne będą mogły być uznane tylko takie wydatki, co do których nie ma wątpliwości, iż wybór został dokonany w oparciu o najbardziej ekonomiczną ofertę przy zachowaniu wymaganej jakości przedmiotu zamówienia, a Beneficjent przy wyborze oferty przestrzegał zasad konkurencyjności, jawności, przejrzystości i transparentności.