Pytanie 1
Projektodawca planuje w ramach projektu ryczałtowego jednorazowe zorganizowanie 2-dniowych zajęć wyjazdowych w hotelu. Z doświadczenia wiemy, że wśród uczestników projektu mogą znaleźć się osoby dorosłe, które z uwagi na świadomość własnych ograniczeń obawiają się wyjeżdżać do tego typu miejsc i nie będą chciały uczestniczyć w wyjeździe.

Czy w związku z tym oraz wobec faktu, że istnieje możliwość określenia różnych liczb uczestników projektu uczestniczących w danego rodzaju zajęciach/zadaniach, Projektodawca może zaplanować, że w wyjeździe weźmie udział np. 30 osób (przy łącznej liczbie UP wynoszącej 38), co zapiszemy jako wartość docelowa wskaźnika dla rozliczenia kwoty ryczałtowej. Do tego przyjmiemy wartość pośrednią wskaźnika na wypadek zdarzeń chorób, zajęć zawodowych czy zdarzeń losowych, np. na poziomie 20 osób.

Odpowiedź 1
Wnioskodawca powinien zwrócić uwagę, że do jednego zadania/kwoty ryczałtowej można przypisać wyłącznie jeden wskaźnik. Dlatego też przy określaniu wartości docelowej wskaźnika należy wziąć pod uwagę, w jaki sposób został skalkulowany szczegółowy budżet projektu dla tego zadania. Należy więc skorelować poszczególne elementy wniosku o dofinansowanie projektu ze sobą. W gestii Wnioskodawcy pozostaje, kto i ile osób weźmie udział w danej formie wsparcia. Wartość pośrednia określona dla wskaźnika, jak również jej uzasadnienie, będą weryfikowane na etapie oceny merytorycznej.

Pytanie 2
Czy projektodawca w projekcie ryczałtowym może przewidzieć wskaźniki godzinowe? Dla przykładu: „Liczba godzin zrealizowanych zajęć X”. Wskaźniki dla rozliczenia kwot ryczałtowym winny być wskaźnikami produktu, a powyższy wskaźnik spełnia tę definicję.

Odpowiedź 2
Wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej powinien konkretnie odnosić się do danego zadania i w największym stopniu obrazować jego wykonanie. Należy więc przeanalizować, czego dotyczy zadanie/kwota ryczałtowa i na tej podstawie określić wskaźnik do rozliczenia.

Przykład z materiału informacyjnego Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju (dostęp: https://www.power.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/material-informacyjny-dotyczacy-stosowania-kwot-ryczaltowych-w-projektach-programu-operacyjnego-wiedza-edukacja-rozwoj/, s. 9):

Przykład 4:

Zadanie/Kwota ryczałtowa:
Wizyty studyjne 30 uczestników projektu

Nazwa wskaźnika:
Osobodni (wskaźnik kalkulowany w następujący sposób: liczba uczestników wszystkich wizyt studyjnych x łączna liczba dni wszystkich wizyt).

Pytanie 3
Chcielibyśmy stworzyć zadanie, które przewiduje zajęcia adresowane do dorosłych oraz sformułować dla niego wskaźnik dla rozliczenia kwot ryczałtowych w brzmieniu: „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych”. W podobny sposób chcemy sformułować wskaźniki dla kolejnych zadań. Brzmiałyby one: „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do tzw. dzieci starszych” oraz „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci”.

Chcielibyśmy w tym miejscu zapytać, jak będzie wyglądać proces rozliczania zadania, dla którego sformułowaliśmy wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej w brzmieniu „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych”, określając wartość docelową na 10, zaś pośrednią na 7. W ramach zadania planujemy 4 elementy, które nazywamy dla własnych potrzeb podzadaniami:

• a)    zajęcia nr 1 dla dorosłych – 9 zajęć po 6h,
• b)    zajęcia nr 2 dla dorosłych – 9 zajęć po 4h,
• c)    seminaria tematyczne – 5 zajęć po 3h,
• d)    poradnictwo specjalistyczne – 25h na indywidualne porady z różnego rodzaju specjalistami.

Wobec tego powstaje zasadnicze z naszego punktu widzenia pytanie, czy każdy dorosły uczestnik projektu MUSI wziąć udział w każdym podzadaniu, tj. również w podzadaniu d) poradnictwo specjalistyczne?
Pragniemy zauważyć, że nie każdy dorosły uczestnik projektu może chcieć skorzystać z poradnictwa, gdyż może nie widzieć takiej potrzeby. W opisie zadania 2 określiliśmy zresztą, że poradnictwo specjalistyczne kierujemy do „osób/rodzin, które mają trudności lub wykazują potrzebę wsparcia w rozwiązywaniu swoich problemów życiowych”, a zatem nie do wszystkich.

Odpowiedź 3
Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu, która stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu konkursu nr RPWM.11.02.03-IZ.00-28-002/19, określa przykładowy sposób wykazywania i opisywania kwot ryczałtowych oraz wskaźników do ich rozliczenia, w tym dokumenty, jakie mogą służyć do potwierdzenia ich wykonania.

W swoim zapytaniu Wnioskodawca przedstawił szereg wątpliwości dotyczących określania kwot ryczałtowych i wskaźników potwierdzających ich rozliczenie, jak również poruszył kwestie związane z rozliczaniem takiego projektu na etapie jego realizacji. W celu usystematyzowania odpowiedzi IOK, tak aby dotyczyła ona najważniejszych zagadnień, koniecznym jest podsumowanie i streszczenie zapytania Wnioskodawcy do kwestii następujących:

1. Jak prawidłowo określić wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej?

Aby przedstawić prawidłowy sposób określania wskaźników do rozliczenia kwot ryczałtowych należy w pierwszej kolejności zaznaczyć, że poszczególne zadania w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi powinny dotyczyć jak najmniejszej liczby form wsparcia (np. jedno zadanie jedna forma wsparcia). W przypadku projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi jeżeli Wnioskodawca w jednym zadaniu uwzględni np. dwie formy wsparcia, natomiast na etapie realizacji projektu okaże się, że zrealizowana została tylko jedna z dwóch, wówczas cała kwota ryczałtowa (zarówno za zrealizowaną, jak i niezrealizowaną formę wsparcia) zostanie uznana za nie kwalifikowalną.

Wiedząc już jak prawidłowo określać zadania w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi, należy skupić się na prawidłowym określaniu wskaźników do rozliczenia takiego projektu. Wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej powinien konkretnie odnosić się do danego zadania i w największym stopniu obrazować jego wykonanie. Wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej nie powinien być zbyt ogólny. Dlatego też należy szczegółowo przeanalizować, czego dotyczy określone w projekcie zadanie i określić taki wskaźnik, który będzie precyzyjnie obrazował, co zostało w nim wykonane. W związku z tym, niezasadnym będzie dla zadania, które dotyczy wyjazdów rodzinnych, określanie wskaźnika o nazwie „liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach dla dorosłych i dzieci”. Taki wskaźnik nie pokazuje, czego dotyczy zadanie

Przykładowo (należy pamiętać jedno zadanie/kwota ryczałtowa – jeden wskaźnik):

Zadanie:

Wyjazdy integracyjne dla rodzin

Nazwa wskaźnika:

Liczba wyjazdów integracyjnych dla rodzin

Liczba osób, które uczestniczyły w wyjazdach integracyjnych dla rodzin.

Pytanie 4
Druga sprawa to frekwencja uczestników projektu. W różnych formach kształcenia – czy to formalnego, czy nieformalnego – nie stosuje się wymogu 100-procentowej frekwencji. Wiadomo bowiem, że mogą zdarzyć się różne sytuacje osobiste, w tym zdrowotne, zawodowe, zdarzenia losowe, które uniemożliwią danej osobie udział w zajęciach w danym dniu. Wyrażamy nadzieję, że tak jest również w tego typu projektach „ryczałtowych”, rozliczanych wskaźnikami.
W oparciu o zagadnienie frekwencji uczestników projektu istnieje wiele różnych, teoretycznych na razie scenariuszy rozwoju sytuacji w trakcie trwania projektu, które formułujemy w poniższych zapytaniach do Państwa:
1.    Uczestnik projektu wziął udział w 6 zajęciach a), w 6 zajęciach b), 3 zajęciach c) i spotkał się 1 raz z doradcą w ramach podzadania d). Tym samym wziął udział w zajęciach adresowanych do dorosłych. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych” w wartości docelowej?
2.    Uczestnik projektu wziął udział w 6 zajęciach a), w 6 zajęciach b), nie wziął udziału w zajęciach c) i spotkał się 1 raz z doradcą w ramach podzadania d). Tym samym wziął udział w zajęciach adresowanych do dorosłych. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych” w wartości docelowej?

Podobna sytuacja może mieć miejsce w innym zadaniu, dla którego formułujemy wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej w brzmieniu „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci”. W ramach zadania zaplanowaliśmy 2 podzadania:

• a)    wspólny wyjazd rodzinny – jednorazowy wyjazd 2-dniowy,
• b)    wyjazdy z kulturą – a w jego ramach 2 jednodniowe wycieczki oraz 2 jednodniowe wyjazdy do kina.

Łącznie jest tu zatem 5 elementów. Na tym etapie możemy sformułować następujące scenariusze, rodzące kolejne pytania o rozliczenie w przyszłości kwoty ryczałtowej dla tego zadania:
3.    Uczestnik projektu nie wziął udziału w wyjeździe rodzinnym, ale wziął udział we wszystkich 4 elementach podzadania b). Tym samym – podążając za treścią wskaźnika – wziął udział w zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci” w wartości docelowej?
4.    Uczestnik projektu nie wziął udziału w wyjeździe rodzinnym, wziął udział w 3 elementach podzadania b). Tym samym – podążając za treścią wskaźnika – wziął udział w zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci” w wartości docelowej?
5.    Uczestnik projektu uczestniczył w wyjeździe rodzinnym oraz wziął udział w 3 elementach podzadania b). Tym samym – podążając za treścią wskaźnika – wziął udział w zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci” w wartości docelowej?

Odpowiedź 4
2. Czy wymagane jest, aby uczestnik projektu uczestniczył we wszystkich formach wsparcia przewidzianych w danym zadaniu?

Kwestia ta jest zależna wyłącznie od Wnioskodawcy i przeprowadzonej przez niego diagnozy uczestników projektu. IOK rekomenduje jednakże, aby zadania w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi nie dotyczyły zbyt wielu form wsparcia. W przypadku opisanym przez Wnioskodawcę należy przeanalizować, czy np. poradnictwo specjalistyczne nie powinno stanowić oddzielnego zadania, które będzie dotyczyło wyłącznie uczestników projektu wymagających takiego wsparcia.

Pytanie 5
Zwracamy uwagę, że dokumentacja konkursowa dość ubogo traktuje kwestię wskaźników dla rozliczenia kwoty ryczałtowej, a przede wszystkim okoliczności związane z ich rozliczaniem. W dokumentach jest tylko jedno miejsce, gdzie pojawia się na przykład temat frekwencji uczestników projektu – str. 34 instrukcji wypełnienia wniosku (tabela). Wśród przykładowych dokumentów do WOP rozliczającego kwotę ryczałtową wykazano tu „zestawienie frekwencji uczestników z podpisem osoby upoważnionej”. Stoimy na stanowisku, że nie można oczekiwać, że uczestnicy projektu będą legitymizować się 100-procentową frekwencją.

Pragniemy dodać przy tym, że w trakcie trwającego wiele miesięcy wsparcia w projekcie mogą zdarzyć się chwile spadku motywacji, powodowane wieloma różnymi przyczynami (sprawy/wydarzenia rodzinne, np. I komunie dzieci, rocznice, urodziny/imieniny, problemy zdrowotne, problemy zawodowe, okres letni/ładnej pogody, okres złej pogody, stan psychiczny etc.) lub inne sytuacje, w których uczestnik projektu w danym dniu nie może uczestniczyć. Beneficjent zazwyczaj dowiaduje się o nich na podstawie analizy frekwencji uczestników projektu, a zatem z pewnym opóźnieniem. Wtedy dopiero może podjąć działania poprawiające sytuację, ale nieobecność na zajęciach już wystąpiła, już stała się faktem. Jeśli przypadła ona na jednorazowe wydarzenie zaplanowane w projekcie (np. wspólny wyjazd rodziny), nie ma drugiej możliwości uczestnictwa.

Inny aspekt, na który zwracamy uwagę, dotyczy faktu, że uczestnicy tego typu projektów – w trakcie rozmów nt. uczestnictwa – nie mają cywilnej odwagi powiedzieć NIE. Zapewniają, że będą obecne na następnym spotkaniu, po czym na nim się nie pojawiają. Potrafią również podawać różnego rodzaju wytłumaczenia lub nie odbierać telefonu. Grupa docelowa to osoby zagrożone ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym i rodzi to specyficzne konsekwencje dla realizacji projektu. W ostatnich latach większość tych osób znalazła się również poza kręgiem zainteresowania służb pomocy społecznej, stąd negatywna w naszej opinii zmiana postaw grupy docelowej.

Odpowiedź 5

3. Czy wymagane jest, aby dla uczestnika projektu wykazywać 100% frekwencję na poszczególnych zajęciach?

Wnioskodawca zobowiązany jest do najwyższej staranności przy realizowaniu projektu. Co do zasady więc, należy dążyć do sytuacji, w której frekwencja uczestników projektu na poszczególnych zajęciach będzie jak najwyższa (docelowo 100%). Niemniej jednak, zawsze istnieje ryzyko wystąpienie sytuacji, których Wnioskodawca nie był wstanie przewidzieć na etapie przygotowania projektu. Dlatego też we wniosku o dofinansowanie projektu powinno się określić minimalną frekwencję, która pozwoli uznać, że dany uczestnik ukończył daną formę wsparcia zgodnie z zaplanowanymi standardami i szczegółowo uzasadnić przyjętą wartość.

Ponad to co zostało wskazane powyżej, należy doprecyzować również jeszcze jedną kwestię. Jeżeli Wnioskodawca w szczegółowym budżecie projektu założył, że dane zadanie/kwota ryczałtowa będzie dotyczyła np. 20 osób i w taki sposób oszacował koszty realizacji zadania, to nie może dochodzić do sytuacji, w której w części zajęć weźmie udział 20 osób, a w części tylko 17. Przyjęcie minimalnej frekwencji, która będzie uprawniała do uznania, że uczestnik zakończył udział w poszczególnych formach wsparcia w danym zadaniu oznacza, że uczestniczył on w nich wszystkich, niemniej z przyczyn losowych zrealizował np. tylko 85 godzin ze 100.