Od momentu przygotowania wniosku do o dofinansowanie do podpisania umowy dotacji mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonanie zmian finansowych - w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków kwalifikowalnych.
 

Dopuszczalne zmiany

Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu. Zwykle drobne zmiany, np. formalne (typu dane beneficjenta, adres) albo nie wpływające na podstawowe założenia projektu, mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody instytucji udzielającej wsparcia. O ich zaistnieniu należy jednak poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

Zmian można dokonywać również w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu. Wówczas wymagane jest uzyskanie zgody instytucji udzielającej wsparcia na wprowadzenie zmiany. Po przekazaniu informacji o planowanej zmianie powinniśmy poczekać na akceptację instytucji. W niektórych sytuacjach brak sprzeciwu Instytucji Zarządzającej na dokonanie zmian uznawane jest jako wyrażenie zgody (dotyczy to np. przesunięć pomiędzy kategoriami kosztu). Szczegółowe informacje zawsze zawarte są w umowie o dofinansowanie.

Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to instytucji, która udzieliła dofinansowania. Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, jest bowiem bardzo trudna, a często niemożliwa.

Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:

• wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowaliśmy zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny naszego wniosku),
• zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),
• harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).
   

Aneksowanie umowy 

Część zmian wymaga podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie.