Pytanie: W jaki sposób Wnioskodawca powinien przeprowadzić postępowanie na wyłonienie wykonawcy usługi w ramach poddziałania 1.3.5, w przypadku rozpoczęcia procedury przed złożeniem wniosku o dofinansowanie? W jaki sposób i czy w ogóle należy upubliczniać zapytania ofertowe? Oczywiście przy założeniu, że projekt będzie dofinasowany w formie pomocy de minimis, bez konieczności spełnienia efektu zachęty.

Odpowiedź: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wskazują, iż „w przypadku wszczęcia postępowania przed ogłoszeniem konkursu ocena, czy stopień upublicznienia zapytania ofertowego był wystarczający do uznania wydatku za kwalifikowalny, należy do instytucji ogłaszającej nabór wniosków o dofinansowanie projektu w trybie konkursowym lub pozakonkursowym” (sekcja 6.5.2 pkt. 15). W związku z powyższym, każda sytuacja będzie rozpatrywana indywidualnie.

Co do zasady, sposób upublicznienia powinien dawać rękojmię dotarcia do jak najszerszego grona potencjalnych oferentów. Upublicznienie może polegać na zamieszczeniu zapytania ofertowego (spełniającego wymogi określone w wytycznych) na stronie internetowej Wnioskodawcy lub ewentualnie np. na innym portalu przeznaczonym do publikacji takich zamówień. Dodatkowo, można również rozesłać zapytania do znanych potencjalnych wykonawców, oczywiście mając na uwadze zasadę równego traktowania wykonawców.

Jednocześnie należy pamiętać, iż przeprowadzenie postępowania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie musi być uzasadnione specyfiką projektu, nie może być prowadzone celem uniknięcia obowiązku zamieszczenia zapytania w bazie konkurencyjności.