Zasady dofinansowania projektu określa umowa dotacji. Gwarantuje ona, że w budżecie programu zostały zarezerwowane dla Ciebie środki. Teraz czeka Cię najważniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Błędy na tym etapie mogą kosztować utratę części, a nawet całości uzyskanego wsparcia. Poznaj zasady dokumentowania wydatków i rozliczania dotacji.
 

Wypłata dotacji

Dotacja może być wypłacana jednorazowo lub w częściach. Można ją otrzymać w formie refundacji już poniesionych wydatków albo w postaci zaliczki (czyli przed dokonaniem wydatków).

Refundacja polega na tym, że najpierw ponoszone są wydatki ze środków własnych, a następnie na podstawie złożonego wniosku o płatność wypłacane zostają środki zgodnie z umową o dofinansowanie.

Dopuszczalne jest też korzystanie z zaliczek na poczet planowanych wydatków. Można o nie występować zaraz po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Po wykorzystaniu przekazanych środków przedstawia się w określonym terminie do instytucji obsługującej projekt wniosek o płatność rozliczający otrzymaną zaliczkę. Szczegółowe zasady korzystania z zaliczek mogą się różnić, w zależności od rodzaju realizowanego projektu. Określa je każdorazowo umowa o dofinansowanie.
 

Rozliczenie końcowe

Po zakończeniu projektu w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie jesteś zobowiązany złożyć wniosek o płatność końcową. Podczas weryfikacji wniosku o płatność sprawdza się m. in. czy wszystkie wskaźniki produktu i rezultatu zostały osiągnięte. Płatność końcowa zostaje przekazana beneficjentowi po przeprowadzeniu kontroli na zakończenie projektu, a w przypadku kontroli na miejscu realizacji projektu po usunięciu ewentualnych nieprawidłowości. Błędy lub braki mogą skutkować redukcją, a w skrajnych przypadkach cofnięciem dofinansowania.
 

Dokumentacja w projekcie

Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim dokumenty księgowe i potwierdzenia zapłaty, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy udokumentować poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Wyodrębniona ewidencja księgowa na potrzeby projektu może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą być dokonywane z rachunku bankowego, którego właścicielem jest beneficjent.

Dokumentacja finansowa w projekcie podlega kontrolom. Zazwyczaj odbywa się to już podczas weryfikacji wniosków o płatność (zasady rozliczania wymagają dołączenia skanów dokumentów), a czasem dopiero podczas kontroli na miejscu realizacji projektu  czy siedzibie beneficjenta. Jesteś zobowiązany każdorazowo udostępnić dokumenty związane z projektem osobom kontrolującym – zarówno z instytucji związanych z Funduszami Europejskimi, jak i np. z kontroli skarbowej.

Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie. Przechowywana dokumentacja powinna być zabezpieczona przed dostępem do osób trzecich.

Naliczanie odsetek

Naliczanie odsetek od nieprawidłowości odbywa się zgodnie z art. 207 Ustawy o finansach publicznych tj. liczonymi od dnia przekazania środków (włącznie z dniem przekazania środków przez Instytucję Zarządzającą). W tym celu przez IZ stosowany jest następujący kalkulator odsetek:

https://www.bankier.pl/narzedzia/kalkulator-odsetkowy