27 lipca 2020 r. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego przyjął Uchwałę w sprawie aktualizacji listy projektów wybranych do dofinansowania (w związku z przeprowadzoną procedurą odwoławczą oraz realokacją środków) oraz zwiększenia kwoty przeznaczonej na dofinansowanie.

25 lutego 2020 r. Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego przyjął uchwałę w sprawie rozstrzygnięcia konkursu. Poniżej lista wniosków, które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem wniosków wybranych do dofinansowania, wraz z informacją o składzie Komisji Oceny Projektów.

6 grudnia 2019 r. została zakończona ocena merytoryczna w ramach konkursu zamkniętego. Kolejny etap będą stanowić negocjacje projektów. Do negocjacji zostaną skierowane projekty, które uzyskały najwyższą liczbę punktów,
z uwzględnieniem dostępnych do wykorzystania środków na dofinansowanie projektów w konkursie.

Pisma informujące o skierowaniu projektów do negocjacji będą sukcesywnie wysyłane od 9 grudnia 2019 r.

Informujemy o podjęciu decyzji dotyczącej wydłużenia terminu oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektu złożonych na konkurs. Planowany termin dokonania oceny merytorycznej to 6 grudnia 2019 r.

Wydłużenie terminu oceny merytorycznej związane jest z dużą liczbą złożonych wniosków na konkurs oraz ze spiętrzeniem zadań realizowanych w ramach równolegle prowadzonych konkursów (w ramach poddziałania 11.1.1, 11.1.3, 11.2.3 oraz 11.2.5).

Pytanie 1: W Regulaminie konkursu znajduje się zapis, iż przedmiotem dofinansowania mogą być m.in. usługi opiekuńcze/asystenckie dla osób starszych/osób z niepełnosprawnościami, m.in. opiekun dzienny, asystent osoby niesamodzielnej, wolontariat opiekuńczy, punkty opieki dziennej (kluby seniora „mini świetlice”, dzienne domy pomocy, środowiskowe domy samopomocy), ułatwienie dostępu do sprzętu pielęgnacyjnego i rehabilitacyjnego poprzez możliwość wypożyczania go.

Stowarzyszenie X prowadzi obecnie dwa środowiskowe domy samopomocy. Czy zatem możliwy do dofinansowania (spełniający wymogi konkursu) byłby projekt dla przyszłych podopiecznych ŚDS zrekrutowanych w ramach projektu polegający na dostarczeniu im specjalistycznych usług logopedycznych, psychologicznych lub innych podnoszących ich kompetencje społeczne? Istotny w tym przypadku jest fakt, iż na osoby trafiające do ŚDS przyznawana jest dotacja pochodząca ze środków budżetu państwa, których dysponentem jest wojewoda warmińsko-mazurski. Działania podejmowane w ramach projektu byłyby oczywiście działaniami komplementarnymi do tego co oferuje na co dzień ŚDS. Czy takie osoby po zakończeniu uczestnictwa w projekcie mogłyby kontynuować uczestnictwo w ŚDS, czy też zakończenie okresu realizacji projektu oznaczałoby także zakończenie uczestnictwa w ŚDS?

Odpowiedź 1: Zgodnie z pkt 32 Rozdział 3 Słownik pojęć Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków EFS i EFRR na lata 2014–2020 do usług społecznych świadczonych w społeczności lokalnej zaliczamy m.in. usługi w ośrodkach wsparcia, o których mowa w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, o ile liczba miejsc całodobowego pobytu w tych ośrodkach jest nie większa niż 30. Natomiast zgodnie z art. 51a ust. 1 ww. ustawy ośrodkiem wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi jest m.in. środowiskowy dom samopomocy. W związku z tym środowiskowe domy samopomocy wpisują się w zakres tematyczny konkursu nr RPWM.11.02.03-IZ.00-28-002/19 jako forma realizacji usług opiekuńczych. W przypadku środowiskowego domu samopomocy, w którym liczba miejsc całodobowego pobytu będzie większa niż 30, czyli będącego formą wsparcia zinstytucjonalizowanego w rozumieniu ww. Wytycznych, istnieje możliwość realizacji wsparcia w tym podmiocie, jednakże wyłącznie na warunkach określonych w pkt 6 i 7 Podrozdziału 6.2 Usługi opiekuńcze i asystenckie w ramach PI 9 iv ww. Wytycznych.

Dodatkowo należy zwrócić szczególną uwagę, że prowadzenie środowiskowych domów samopomocy jest działaniem realizowanym przez jednostki samorządu terytorialnego  jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej (finansowanym i nadzorowanym przez wojewodę warmińsko-mazurskiego). Zadanie to może być również zlecone zgodnie z art. 25 ww. ustawy organizacji pozarządowej. Należy więc pamiętać, że funkcjonowanie środowiskowego domu samopomocy określają takie dokumenty jak m.in. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz.U. 2010 nr 238 poz. 1586, z późn. zm.) oraz Zarządzenie Wojewody Warmińsko-Mazurskiego w sprawie stosowania wytycznych dotyczących zasad i sposobu realizacji zadania z zakresu administracji rządowej w województwie warmińsko-mazurskim (-środowiskowe domy samopomocy-). W tym drugim dokumencie określono m.in., że środowiskowy dom samopomocy nie może udostępniać w żadnej formie swoich pomieszczeń na cele inne niż związane z prowadzeniem tego ośrodka. Nie mniej jednak, w opinii IOK, jeżeli przedmiotem projektu będzie realizacja wsparcia tylko i wyłącznie w ramach prowadzenia środowiskowego domu samopomocy, zapis ten zostanie zachowany. Dodatkowo w tym miejscu należy zwrócić szczególną uwagę, że Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014–2020 wprowadzają zakaz podwójnego dofinansowania, definiowanego w szczególności jako: całkowite lub częściowe, więcej niż jednokrotne poświadczenie, zrefundowanie lub rozliczenie tego samego wydatku w ramach dofinansowania lub wkładu własnego tego samego lub różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub FS lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych. Może to oznaczać, że sale posiadane przez środowiskowy dom samopomocy nie będą mogły zostać wskazane jako wkład własny do projektu.

Zakończenie uczestnictwa w projekcie nie będzie musiało oznaczać zakończenia udziału w środowiskowym domu samopomocy, chyba że z innych przepisów wynika inaczej. Dodatkowo należy również zapoznać się z treścią Podrozdziału 6.2 Usługi opiekuńcze i asystenckie w ramach PI 9 iv Wytycznych w zakresie włączenia społecznego, który reguluje warunki udzielania wsparcia w zakresie usług opiekuńczych.

Reasumując, w opinii IOK, wsparcie realizowane przez środowiskowe domy samopomocy wpisuje się w założenia konkursu, przy zachowaniu zasad określonych w powyższych akapitach. Ostateczna decyzja o możliwości dofinansowania projektu jest podejmowana przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, na podstawie pozytywnie przeprowadzonego procesu oceny wniosku o dofinansowanie projektu.

Pytanie 2: Czy w świetle zmian w CT9 – wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków EFS, z dnia 31.07.2019 w konkursie obecnym do 11.2.3 dopuszczone są do udziału w projekcie rodziny zastępcze zawodowe?

Odpowiedź 2: Zmiany wprowadzone przez nowelizację Wytycznych CT9 obowiązują od dnia 31 lipca 2019 r., co oznacza, że do konkursu nr RPWM.11.02.03-IZ.00-28-002/19 zastosowanie mają poprzednie Wytyczne CT9.

W związku z powyższym, rodziny zastępcze zawodowe mogą brać udział w projekcie jedynie jako otoczenie uczestników. Projekt taki powinien zakładać kompleksowe wsparcie rodziny zagrożonej ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, w tym działania mające na celu przywrócenie dziecka do rodziny biologicznej (o ile jest to możliwe).
Niemniej jednak, w wyjątkowych sytuacjach, w szczególności w których rodzina zastępcza zawodowa przeżywa trudności w wypełnianiu swojej funkcji opiekuńczo-wychowawczej, możliwe będzie, aby wsparcie było skierowane bezpośrednio na rozwiązywanie tych problemów.

Pytanie 3: Czy uczestnikami projektu mogą być obecni podopieczni ŚDS [Środowiskowego Domu Samopomocy]?

Odpowiedź 3: Tak, jednakże należy pamiętać w szczególności, że wsparcie usług opiekuńczych prowadzi każdorazowo do zwiększenia liczby miejsc świadczenia usług opiekuńczych w społeczności lokalnej oraz liczby osób objętych usługami opiekuńczymi świadczonym w społeczności lokalnej przez beneficjenta w stosunku do danych z roku poprzedzającego rok złożenia wniosku o dofinansowanie projektu. Więcej informacji na temat realizacji wsparcia w postaci usług opiekuńczych znajduje się w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014–2020 w Podrozdziale 6.2 Usługi opiekuńcze i asystenckie w ramach PI 9iv.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w projekcie Wnioskodawca może rozszerzyć ofertę wsparcia świadczonego przez ŚDS dla dotychczasowych, jak również nowych podopiecznych o nowe usługi społeczne, które wychodzą poza aktualnie przyjęte formy działań tej placówki. Jednakże wsparcie takie będzie mogło być świadczone jedynie w godzinach, które nie będą zawierały się w standardowej (podstawowej) działalności ŚDS. Wsparcie takie powinno mieć charakter, zakres i sposób realizacji właściwy dla usług społecznych zdefiniowanych w Wytycznych CT9.

Pytanie 4: Czy w konkursie  nr RPWM.11.02.03-IZ.00-28-002/19 Wnioskodawca ma sugerować się nowymi wytycznymi, czy korzystać z poprzedniej wersji? W regulaminie istnieją zapisy mówiące, iż usługi opiekuńcze muszą być świadczone dla osób niesamodzielnych. Czy w takim przypadku grupą docelową muszą być osoby niesamodzielne, czy osoby potrzebujące wsparcia w codziennym funkcjonowaniu? Czy nie objęcie wsparciem osób niesamodzielnych będzie skutkowało odrzuceniem projektu?

Odpowiedź 4: Zmiany wprowadzone przez nowelizację Wytycznych CT9 obowiązują od dnia 31 lipca 2019 r., co oznacza, że do konkursu nr RPWM.11.02.03-IZ.00-28-002/19 zastosowanie mają poprzednie Wytyczne CT9.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w przypadku przywołanego pojęcia zmianie ulega jedynie nomenklatura, definicja tego pojęcia została nie zmieniona. Dlatego też, nie ma znaczenia, czy będą to osoby niesamodzielne, czy potrzebujące wsparcia w codziennym funkcjonowaniu, jeżeli zostaną zachowane przesłanki określone w definicji.

Pytanie 5: Czy w przypadku nierozstrzygniętych konkursów odnośnie ułatwienia dostępu do usług społecznych, możliwa będzie zmiana (na etapie negocjacji bądź realizacji projektu) grupy docelowej dostosowanej do nowych wytycznych?

Odpowiedź 5: Znowelizowane Wytyczne CT9 obowiązujące od dnia 31 lipca 2019 r. nie wprowadzają zmian w zakresie grupy docelowej. Doprecyzowane zostały jedynie warunki świadczenia poszczególnych form wsparcia, w tym ułatwianie dostępu do usług społecznych świadczonych w społeczności lokalnej. Wsparcie w dalszym ciągu jest realizowane na rzecz osób lub rodzin zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, rozumianych zgodnie z definicją określoną w Słowniku pojęć tychże Wytycznych.

Pytanie:

Wnioskodawcą jest organizacja pożytku publicznego, która wyznaczyła swój organ podległy jako jednostkę realizującą projekt. Ta jednostka na co dzień świadczy usługi – posiada ośrodek rehabilitacyjno-wypoczynkowy i oferuje różnego rodzaju pakiety, które obejmują między innymi nocleg i wyżywienie podczas pobytu w ośrodku.  W ramach projektu zaplanowano pobyt Uczestników projektu w ośrodku oraz realizację zajęć. Czy wydatki związane z noclegiem i wyżywieniem Uczestników rozliczane na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Wnioskodawcę będą kwalifikowalne?

Odpowiedź:

Zgodnie z podrozdziałem 6.4 Zasada faktycznego poniesienia wydatku (z tym, że zapisy tego podrozdziału nie dotyczą projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi) pkt 1 „(...) do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta.”, pkt 2 „Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego (obciążenie rachunku bankowego beneficjenta kwotą transakcji).” oraz pkt 6 „Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura, inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej (...)”. Aby nota księgowa (obciążeniowa, uznaniowa lub uznaniowo-obciążeniowa) mogła stanowić dokument księgowy musi spełniać przesłanki określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Przy czym notę księgową stosuję się przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).

Pytanie 1
Czy członkowie zarządu organizacji ubiegającej się o dofinansowanie mogą stanowić personel projektu? Czy nie zachodzi konflikt, w przypadku kiedy koordynator projektu jest jednocześnie podwładnym członka zarządu oraz przełożonym w ramach realizowanych w projekcie zadań?

Odpowiedź 1
Możliwość wystąpienia konfliktu interesów w przypadku opisanym przez Wnioskodawcę należy rozpatrywać pod kątem zasady konkurencyjności. Konflikt interesów będzie występował, w sytuacji kiedy członek zarządu (osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta) zostałby zaangażowany do projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, a wartość zlecanej usługi przekraczałaby 50 tys. zł netto.

Pytanie 2
W regulaminie jest zapis mówiący o tym, że projekt powinien rozpocząć się do jednego miesiąca od planowanego terminu rozstrzygnięcia konkursu (listopad 2019) – oznacza to, że harmonogram działań zawarty we wniosku powinien przewidywać działania najpóźniej od 1 grudnia 2019 czy 31 grudnia 2019? Czy możliwe jest zaplanowanie dwóch–trzech pierwszych miesięcy realizacji bez działań merytorycznych – tj. zaplanowanie na ten czas jedynie działań rekrutacyjnych (rekrutacja personelu i uczestników) i przygotowawczych (przygotowanie dokumentacji, zakup niezbędnego do udzielania wsparcia wyposażenia, etc.)?

Odpowiedź 2
Wskazany zapis zostanie spełniony, jeżeli Wnioskodawca zaplanuje rozpoczęcie projektu w grudniu, przy czym nie ma znaczenia czy będzie to początek, czy koniec grudnia. Istnieje również możliwość rozpoczęcia projektu w późniejszym terminie, w takiej sytuacji należy jednakże wskazać we wniosku o dofinansowanie projektu uzasadnienie takiego stanu rzeczy. IOK nie określa sposobu planowania i okresu rekrutacji. Kwestia ta każdorazowo jest weryfikowana na etapie oceny merytorycznej – na podstawie zapisów projektu (w tym specyfiki grupy docelowej i samego projektu).

Pytanie 3
W ramach konkursu możliwe jest sfinansowanie tworzenia wypożyczalni sprzętu wspomagającego dla uczestników projektu. Na etapie pisania wniosku o dofinansowanie nie mamy wiedzy, kto będzie uczestnikiem projektu (z imienia i nazwiska) w związku z czym nie ma możliwości określenia, jakie dokładnie sprzęty trzeba będzie zakupić (lub wypożyczyć). W związku z powyższym nie jesteśmy w stanie określić, jaką kwotę będą stanowić środki trwałe (sprzęt wspomagający – zwiększający samodzielność uczestnika, którego wartość wskazuje na środek trwały), a jaką pozostałe sprzęty. Czy w związku z tym, należy określić twardo środki na ten cel we wniosku i dokonywać zakupów zgodnie z zapisami, czy będzie możliwość w trakcie realizacji na zmianę kwalifikacji środków, jeżeli założone kwoty okażą się błędne w stosunku do potrzeb uczestników projektu?

Odpowiedź 3
Wnioskodawca na etapie przygotowania projektu musi wskazać konkretnie, jakiego rodzaju sprzęty zamierza zakupić/wypożyczyć oraz oszacować ich wartości i wskazać, czy są one rynkowe i efektywne. Natomiast na etapie realizacji projektu będzie możliwość zmiany wniosku o dofinansowanie projektu w tym zakresie, jeżeli okaże się, że wskazane sprzęty nie będą odpowiadały na potrzeby uczestników projektu. Przy czym ogólna kwota na to zadanie/działanie nie będzie mogła zostać zwiększona.

Pytanie 4
Zgodnie z zapisami regulaminu pkt. 3.4.1 ppkt. 1 i 2 wnioskodawca musi informować podmioty realizujące projekty w CT 8 na temat podejmowanych działań oraz udzielanego wsparcia – w jaki sposób wnioskodawca ma zidentyfikować te podmioty? Czy wystarczy informować WUP w Olsztynie, który jest instytucją realizującą konkursy w ramach Osi 10?

Odpowiedź 4
Informacje na temat realizowanych projektów dostępne są na stronie https://mapadotacji.gov.pl/projekty/. Na wskazanej stronie można wyszukać realizowane projekty w danej/ym gminie lub powiecie w ramach Osi 10 Regionalny rynek pracy. Można również skontaktować się z pracownikami WUP w Olsztynie w celu uzyskania informacji na temat rozstrzygniętych konkursów i podmiotów wybranych do dofinansowania.

Pytanie 5
Pytanie dot. zapisów regulaminu pkt. 3.6, ppkt. 4) i 5). Wnioskodawca realizował w roku poprzedzającym ogłoszenie konkursu projekt w ramach poddziałania 11.2.3, w ramach którego realizował wsparcie w postaci usług opiekuńczych. Usługi były świadczone przez 20 opiekunów (nie faktycznych) dla grupy 60 uczestników projektu. Czy w oparciu o wspomniane zapisy regulaminu, wnioskodawca może w ramach obecnego konkursu zatrudnić do realizacji wsparcia osoby, które świadczyły takie wsparcie w poprzednim projekcie? Czy musi to być nowy opiekun i dla każdego nowego opiekuna musi być również jeden nowy uczestnik, który w poprzednim projekcie nie otrzymywał takiego wsparcia? Czy jest możliwość finansowania działań tych 20 opiekunów dla 60 uczestników, przy jednoczesnym zatrudnieniu nowych opiekunów dla nowych uczestników (np. realizować w ramach obecnego konkursu wsparcie dla 75 uczestników – 15 nowych, angażując 25 opiekunów – 5 nowych)?

Odpowiedź 5
Wnioskodawca jest zobowiązany do zwiększenia liczby miejsc świadczenia usług opiekuńczych świadczonych niestacjonarnie/w miejscu zamieszkania poprzez zwiększenie liczby opiekunów świadczących usługi w stosunku do roku poprzedzającego rok złożenia wniosku o dofinansowanie projektu. Tak więc, jeżeli w 2018 roku (w działalności projektowej i pozaprojektowej) Wnioskodawca świadczył tego rodzaju usług za pośrednictwem 20 opiekunów, to projekt składany w tym roku musi zakładać zwiększenie ich liczby. W przypadku osób obejmowanych wsparciem sytuacji wygląda analogicznie – projekt musi zakładać zwiększenie liczby osób objętych usługami opiekuńczymi. Przy czym należy wskazać, że Wnioskodawca może wspierać istniejące miejsca niestacjonarne, jak również osoby dotychczas obejmowane tego rodzaju usługami, jednakże projekt musi zakładać jednocześnie wsparcie nowych miejsc i nowych osób.

Pytanie 6
W ramach wcześniejszego konkursu z poddziałania 11.2.3 wnioskodawca realizował wsparcie w ramach mieszkania wspomaganego (w roku poprzedzającym ogłoszenie obecnego konkursu). Utworzone zostały 4 miejsca w mieszkaniu dla uczestników projektu. Czy w ramach obecnego konkursu wnioskodawca może utworzyć dodatkowe 2 miejsca w mieszkaniu wspomaganym i finansować je wraz z 4 miejscami, które już istnieją?

Odpowiedź 6
Tak, zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego wsparcie istniejących mieszkań wspomaganych jest możliwe, jednakże należy zwrócić uwagę, że jedynie pod warunkiem zwiększenia liczby miejsc świadczenia usług w danym mieszkaniu, bez pogorszenia ich jakości.

Pytanie 7
W limitach i ograniczeniach, pkt. 5 zapisano, że projekt musi odbywać się we współpracy z co najmniej jednym podmiotem lokalnym działającym na obszarze realizacji projektu. Czy jeżeli wnioskodawca jest organizacją pozarządową, to może wspomnianą współpracę nawiązać z inną organizacją pozarządową działającą w obszarze włączenia społecznego?

Opowiedź 7
Tak, w opisanym przypadku limit zostanie spełniony.

Pytanie 8
Czy w tej edycji konkursu – tak jak w poprzednich, jest wymagana współpraca z OPS przy rekrutacji oraz informowanie odpowiedniego terytorialnie OPS o wsparciu udzielanym w ramach projektu?

Odpowiedź 8
Zgodnie z kryterium specyficznym obligatoryjnym nr 5 Wnioskodawca jest zobowiązany do informowania właściwych terytorialnie OPS i PCPR o projekcie i udzielonych formach wsparcia.

Pytanie 9
Kwestia związana z trwałością projektów: W odniesieniu do działań, które realizowaliśmy w ramach poprzedniego konkursu – mamy instytucjonalną gotowość do świadczenia tych usług. Ponieważ organizacja nie posiada tak dużych środków własnych, możemy usługi realizować jedynie w ramach działalności statutowej odpłatnej, pobierając opłaty od uczestników, jednocześnie nie uzyskując żadnego zysku. Z uwagi na  fakt, iż odbiorcy naszych działań – rodziny osób z niepełnosprawnością w większości przypadków są rodzinami o bardzo skromnym budżecie miesięcznym (w innych przypadkach większość budżetu przeznaczana jest na specjalistyczną rehabilitację medyczną) – nie ma popytu na usługi, które wiemy, że są bardzo potrzebne i w przypadku realizacji ich w ramach projektu (nieodpłatnie) zgłaszane zapotrzebowanie jest bardzo duże.

Odpowiedź 9
Trwałość rezultatów projektu (rozumiana jako instytucjonalna gotowość do świadczenia określonego rodzaju usług społecznych po zakończeniu projektu) należy traktować jako zachowanie rezultatów wypracowanych podczas realizacji projektu (w tym przypadku zwiększenie liczby miejsc świadczenia usług opiekuńczych i liczby osób objętych tymi usługami). Opis sposobu zachowania trwałości rezultatów podlega ocenie, w związku z czym należy przedstawić jak najbardziej szczegółowe informacje, aby uzyskać pełną liczbę punktów w tym zakresie. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w okresie trwałości należy zachować instytucjonalną gotowość na zasadach jakich był realizowany projekt – czyli, co do zasady, odpłatność za świadczenie usług nie będzie możliwa, ponieważ Regulamin konkursu jej nie przewiduje.

Pytanie 1
Projektodawca planuje w ramach projektu ryczałtowego jednorazowe zorganizowanie 2-dniowych zajęć wyjazdowych w hotelu. Z doświadczenia wiemy, że wśród uczestników projektu mogą znaleźć się osoby dorosłe, które z uwagi na świadomość własnych ograniczeń obawiają się wyjeżdżać do tego typu miejsc i nie będą chciały uczestniczyć w wyjeździe.

Czy w związku z tym oraz wobec faktu, że istnieje możliwość określenia różnych liczb uczestników projektu uczestniczących w danego rodzaju zajęciach/zadaniach, Projektodawca może zaplanować, że w wyjeździe weźmie udział np. 30 osób (przy łącznej liczbie UP wynoszącej 38), co zapiszemy jako wartość docelowa wskaźnika dla rozliczenia kwoty ryczałtowej. Do tego przyjmiemy wartość pośrednią wskaźnika na wypadek zdarzeń chorób, zajęć zawodowych czy zdarzeń losowych, np. na poziomie 20 osób.

Odpowiedź 1
Wnioskodawca powinien zwrócić uwagę, że do jednego zadania/kwoty ryczałtowej można przypisać wyłącznie jeden wskaźnik. Dlatego też przy określaniu wartości docelowej wskaźnika należy wziąć pod uwagę, w jaki sposób został skalkulowany szczegółowy budżet projektu dla tego zadania. Należy więc skorelować poszczególne elementy wniosku o dofinansowanie projektu ze sobą. W gestii Wnioskodawcy pozostaje, kto i ile osób weźmie udział w danej formie wsparcia. Wartość pośrednia określona dla wskaźnika, jak również jej uzasadnienie, będą weryfikowane na etapie oceny merytorycznej.

Pytanie 2
Czy projektodawca w projekcie ryczałtowym może przewidzieć wskaźniki godzinowe? Dla przykładu: „Liczba godzin zrealizowanych zajęć X”. Wskaźniki dla rozliczenia kwot ryczałtowym winny być wskaźnikami produktu, a powyższy wskaźnik spełnia tę definicję.

Odpowiedź 2
Wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej powinien konkretnie odnosić się do danego zadania i w największym stopniu obrazować jego wykonanie. Należy więc przeanalizować, czego dotyczy zadanie/kwota ryczałtowa i na tej podstawie określić wskaźnik do rozliczenia.

Przykład z materiału informacyjnego Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju (dostęp: https://www.power.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/material-informacyjny-dotyczacy-stosowania-kwot-ryczaltowych-w-projektach-programu-operacyjnego-wiedza-edukacja-rozwoj/, s. 9):

Przykład 4:

Zadanie/Kwota ryczałtowa:
Wizyty studyjne 30 uczestników projektu

Nazwa wskaźnika:
Osobodni (wskaźnik kalkulowany w następujący sposób: liczba uczestników wszystkich wizyt studyjnych x łączna liczba dni wszystkich wizyt).

Pytanie 3
Chcielibyśmy stworzyć zadanie, które przewiduje zajęcia adresowane do dorosłych oraz sformułować dla niego wskaźnik dla rozliczenia kwot ryczałtowych w brzmieniu: „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych”. W podobny sposób chcemy sformułować wskaźniki dla kolejnych zadań. Brzmiałyby one: „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do tzw. dzieci starszych” oraz „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci”.

Chcielibyśmy w tym miejscu zapytać, jak będzie wyglądać proces rozliczania zadania, dla którego sformułowaliśmy wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej w brzmieniu „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych”, określając wartość docelową na 10, zaś pośrednią na 7. W ramach zadania planujemy 4 elementy, które nazywamy dla własnych potrzeb podzadaniami:

• a)    zajęcia nr 1 dla dorosłych – 9 zajęć po 6h,
• b)    zajęcia nr 2 dla dorosłych – 9 zajęć po 4h,
• c)    seminaria tematyczne – 5 zajęć po 3h,
• d)    poradnictwo specjalistyczne – 25h na indywidualne porady z różnego rodzaju specjalistami.

Wobec tego powstaje zasadnicze z naszego punktu widzenia pytanie, czy każdy dorosły uczestnik projektu MUSI wziąć udział w każdym podzadaniu, tj. również w podzadaniu d) poradnictwo specjalistyczne?
Pragniemy zauważyć, że nie każdy dorosły uczestnik projektu może chcieć skorzystać z poradnictwa, gdyż może nie widzieć takiej potrzeby. W opisie zadania 2 określiliśmy zresztą, że poradnictwo specjalistyczne kierujemy do „osób/rodzin, które mają trudności lub wykazują potrzebę wsparcia w rozwiązywaniu swoich problemów życiowych”, a zatem nie do wszystkich.

Odpowiedź 3
Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu, która stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu konkursu nr RPWM.11.02.03-IZ.00-28-002/19, określa przykładowy sposób wykazywania i opisywania kwot ryczałtowych oraz wskaźników do ich rozliczenia, w tym dokumenty, jakie mogą służyć do potwierdzenia ich wykonania.

W swoim zapytaniu Wnioskodawca przedstawił szereg wątpliwości dotyczących określania kwot ryczałtowych i wskaźników potwierdzających ich rozliczenie, jak również poruszył kwestie związane z rozliczaniem takiego projektu na etapie jego realizacji. W celu usystematyzowania odpowiedzi IOK, tak aby dotyczyła ona najważniejszych zagadnień, koniecznym jest podsumowanie i streszczenie zapytania Wnioskodawcy do kwestii następujących:

1. Jak prawidłowo określić wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej?

Aby przedstawić prawidłowy sposób określania wskaźników do rozliczenia kwot ryczałtowych należy w pierwszej kolejności zaznaczyć, że poszczególne zadania w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi powinny dotyczyć jak najmniejszej liczby form wsparcia (np. jedno zadanie jedna forma wsparcia). W przypadku projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi jeżeli Wnioskodawca w jednym zadaniu uwzględni np. dwie formy wsparcia, natomiast na etapie realizacji projektu okaże się, że zrealizowana została tylko jedna z dwóch, wówczas cała kwota ryczałtowa (zarówno za zrealizowaną, jak i niezrealizowaną formę wsparcia) zostanie uznana za nie kwalifikowalną.

Wiedząc już jak prawidłowo określać zadania w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi, należy skupić się na prawidłowym określaniu wskaźników do rozliczenia takiego projektu. Wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej powinien konkretnie odnosić się do danego zadania i w największym stopniu obrazować jego wykonanie. Wskaźnik do rozliczenia kwoty ryczałtowej nie powinien być zbyt ogólny. Dlatego też należy szczegółowo przeanalizować, czego dotyczy określone w projekcie zadanie i określić taki wskaźnik, który będzie precyzyjnie obrazował, co zostało w nim wykonane. W związku z tym, niezasadnym będzie dla zadania, które dotyczy wyjazdów rodzinnych, określanie wskaźnika o nazwie „liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach dla dorosłych i dzieci”. Taki wskaźnik nie pokazuje, czego dotyczy zadanie

Przykładowo (należy pamiętać jedno zadanie/kwota ryczałtowa – jeden wskaźnik):

Zadanie:

Wyjazdy integracyjne dla rodzin

Nazwa wskaźnika:

Liczba wyjazdów integracyjnych dla rodzin

Liczba osób, które uczestniczyły w wyjazdach integracyjnych dla rodzin.

Pytanie 4
Druga sprawa to frekwencja uczestników projektu. W różnych formach kształcenia – czy to formalnego, czy nieformalnego – nie stosuje się wymogu 100-procentowej frekwencji. Wiadomo bowiem, że mogą zdarzyć się różne sytuacje osobiste, w tym zdrowotne, zawodowe, zdarzenia losowe, które uniemożliwią danej osobie udział w zajęciach w danym dniu. Wyrażamy nadzieję, że tak jest również w tego typu projektach „ryczałtowych”, rozliczanych wskaźnikami.
W oparciu o zagadnienie frekwencji uczestników projektu istnieje wiele różnych, teoretycznych na razie scenariuszy rozwoju sytuacji w trakcie trwania projektu, które formułujemy w poniższych zapytaniach do Państwa:
1.    Uczestnik projektu wziął udział w 6 zajęciach a), w 6 zajęciach b), 3 zajęciach c) i spotkał się 1 raz z doradcą w ramach podzadania d). Tym samym wziął udział w zajęciach adresowanych do dorosłych. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych” w wartości docelowej?
2.    Uczestnik projektu wziął udział w 6 zajęciach a), w 6 zajęciach b), nie wziął udziału w zajęciach c) i spotkał się 1 raz z doradcą w ramach podzadania d). Tym samym wziął udział w zajęciach adresowanych do dorosłych. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły w zajęciach adresowanych do dorosłych” w wartości docelowej?

Podobna sytuacja może mieć miejsce w innym zadaniu, dla którego formułujemy wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej w brzmieniu „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci”. W ramach zadania zaplanowaliśmy 2 podzadania:

• a)    wspólny wyjazd rodzinny – jednorazowy wyjazd 2-dniowy,
• b)    wyjazdy z kulturą – a w jego ramach 2 jednodniowe wycieczki oraz 2 jednodniowe wyjazdy do kina.

Łącznie jest tu zatem 5 elementów. Na tym etapie możemy sformułować następujące scenariusze, rodzące kolejne pytania o rozliczenie w przyszłości kwoty ryczałtowej dla tego zadania:
3.    Uczestnik projektu nie wziął udziału w wyjeździe rodzinnym, ale wziął udział we wszystkich 4 elementach podzadania b). Tym samym – podążając za treścią wskaźnika – wziął udział w zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci” w wartości docelowej?
4.    Uczestnik projektu nie wziął udziału w wyjeździe rodzinnym, wziął udział w 3 elementach podzadania b). Tym samym – podążając za treścią wskaźnika – wziął udział w zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci” w wartości docelowej?
5.    Uczestnik projektu uczestniczył w wyjeździe rodzinnym oraz wziął udział w 3 elementach podzadania b). Tym samym – podążając za treścią wskaźnika – wziął udział w zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci. Teoretyzując i upraszczając ten przykład – gdyby taka sytuacja charakteryzowała każdego z UP, czy beneficjent spełni wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej „Liczba osób, które uczestniczyły we wspólnych zajęciach realizowanych dla dorosłych i dzieci” w wartości docelowej?

Odpowiedź 4
2. Czy wymagane jest, aby uczestnik projektu uczestniczył we wszystkich formach wsparcia przewidzianych w danym zadaniu?

Kwestia ta jest zależna wyłącznie od Wnioskodawcy i przeprowadzonej przez niego diagnozy uczestników projektu. IOK rekomenduje jednakże, aby zadania w projekcie rozliczanym kwotami ryczałtowymi nie dotyczyły zbyt wielu form wsparcia. W przypadku opisanym przez Wnioskodawcę należy przeanalizować, czy np. poradnictwo specjalistyczne nie powinno stanowić oddzielnego zadania, które będzie dotyczyło wyłącznie uczestników projektu wymagających takiego wsparcia.

Pytanie 5
Zwracamy uwagę, że dokumentacja konkursowa dość ubogo traktuje kwestię wskaźników dla rozliczenia kwoty ryczałtowej, a przede wszystkim okoliczności związane z ich rozliczaniem. W dokumentach jest tylko jedno miejsce, gdzie pojawia się na przykład temat frekwencji uczestników projektu – str. 34 instrukcji wypełnienia wniosku (tabela). Wśród przykładowych dokumentów do WOP rozliczającego kwotę ryczałtową wykazano tu „zestawienie frekwencji uczestników z podpisem osoby upoważnionej”. Stoimy na stanowisku, że nie można oczekiwać, że uczestnicy projektu będą legitymizować się 100-procentową frekwencją.

Pragniemy dodać przy tym, że w trakcie trwającego wiele miesięcy wsparcia w projekcie mogą zdarzyć się chwile spadku motywacji, powodowane wieloma różnymi przyczynami (sprawy/wydarzenia rodzinne, np. I komunie dzieci, rocznice, urodziny/imieniny, problemy zdrowotne, problemy zawodowe, okres letni/ładnej pogody, okres złej pogody, stan psychiczny etc.) lub inne sytuacje, w których uczestnik projektu w danym dniu nie może uczestniczyć. Beneficjent zazwyczaj dowiaduje się o nich na podstawie analizy frekwencji uczestników projektu, a zatem z pewnym opóźnieniem. Wtedy dopiero może podjąć działania poprawiające sytuację, ale nieobecność na zajęciach już wystąpiła, już stała się faktem. Jeśli przypadła ona na jednorazowe wydarzenie zaplanowane w projekcie (np. wspólny wyjazd rodziny), nie ma drugiej możliwości uczestnictwa.

Inny aspekt, na który zwracamy uwagę, dotyczy faktu, że uczestnicy tego typu projektów – w trakcie rozmów nt. uczestnictwa – nie mają cywilnej odwagi powiedzieć NIE. Zapewniają, że będą obecne na następnym spotkaniu, po czym na nim się nie pojawiają. Potrafią również podawać różnego rodzaju wytłumaczenia lub nie odbierać telefonu. Grupa docelowa to osoby zagrożone ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym i rodzi to specyficzne konsekwencje dla realizacji projektu. W ostatnich latach większość tych osób znalazła się również poza kręgiem zainteresowania służb pomocy społecznej, stąd negatywna w naszej opinii zmiana postaw grupy docelowej.

Odpowiedź 5

3. Czy wymagane jest, aby dla uczestnika projektu wykazywać 100% frekwencję na poszczególnych zajęciach?

Wnioskodawca zobowiązany jest do najwyższej staranności przy realizowaniu projektu. Co do zasady więc, należy dążyć do sytuacji, w której frekwencja uczestników projektu na poszczególnych zajęciach będzie jak najwyższa (docelowo 100%). Niemniej jednak, zawsze istnieje ryzyko wystąpienie sytuacji, których Wnioskodawca nie był wstanie przewidzieć na etapie przygotowania projektu. Dlatego też we wniosku o dofinansowanie projektu powinno się określić minimalną frekwencję, która pozwoli uznać, że dany uczestnik ukończył daną formę wsparcia zgodnie z zaplanowanymi standardami i szczegółowo uzasadnić przyjętą wartość.

Ponad to co zostało wskazane powyżej, należy doprecyzować również jeszcze jedną kwestię. Jeżeli Wnioskodawca w szczegółowym budżecie projektu założył, że dane zadanie/kwota ryczałtowa będzie dotyczyła np. 20 osób i w taki sposób oszacował koszty realizacji zadania, to nie może dochodzić do sytuacji, w której w części zajęć weźmie udział 20 osób, a w części tylko 17. Przyjęcie minimalnej frekwencji, która będzie uprawniała do uznania, że uczestnik zakończył udział w poszczególnych formach wsparcia w danym zadaniu oznacza, że uczestniczył on w nich wszystkich, niemniej z przyczyn losowych zrealizował np. tylko 85 godzin ze 100.